Beheer gemakkelijk je relaties
Een relatie aanmaken
Een relatie kan op diverse plekken aangemaakt worden. Bijvoorbeeld in het tabblad Relaties. Daar kun je in het zoekscherm een achternaam invoeren, waardoor er binnen je relaties gezocht wordt of deze al voorkomt in je relatiebestand én heb je de mogelijkheid om deze nieuwe relatie toe te voegen.
Geef de nieuwe relatie, vanuit het aanmaakscherm, direct het gewenste kenmerk/tag.
Express invoer
Uniek bij het invoeren van de relatie is dat de gegevens van de relatie gewoon in de zoekregel zelf ingevoerd kunnen worden. Hierdoor worden de gegevens in het formulier automatisch op de juiste plek gezet. Handig voor als je bijvoorbeeld aan de telefoon zit.
Alle gegevens overzichtelijk bij elkaar
In één overzicht heb je alle relevante gegevens van de relatie én van de gekoppelde partner bij elkaar. Als er specifieke opmerkingen zijn, heb je deze altijd direct in beeld zodra je de relatie opent.
En wil je nog meer zien dan heb je via ‘meer’ bij de contactgegevens direct toegang tot alle ingevoerde gegevens van de relatie.
Bepaal zelf de volgorde van de containers
Wil je onder de contactgegevens als eerste je taken zien of de afspraken of misschien de dossieritems? Het maakt niet uit wat je in welke volgorde wilt zien, iedere medewerker kan de containers zelf naar de gewenste plek verplaatsen. Deze volgorde onthouden we en passen we toe bij alle relaties. Bij iedere soort relatie (individu, contactpersoon of bedrijf) kan je dus de door jouw gewenste volgorde instellen.
Neem gemakkelijk contact op met je relatie
Alle telefoonnummers, sociale profielen (Facebook, LinkedIn, Twitter) en e-mailadressen zijn klikbaar. Met één klik kan je je relatie een e-mail sturen, bellen (indien je gebruik maakt van VoIP/Skype) of even kijken wat de laatste nieuwtjes zijn bij de relatie zodat je weet wat er speelt als je contact opneemt met je relatie.
Werk met taken
Maak taken of verschillende takensets aan en wijs deze toe aan medewerkers met een bepaalde rol of direct op naam. Zo weet iedereen welke taken er nog moeten gebeuren en welke al afgerond zijn. Werk op de Home vanuit het overzicht van jouw openstaande taken en neem gemakkelijk taken over van (zieke) collega’s.
In het beheer kan je per soort object en relatie (bijv. bestaande bouw verkoop, – verhuur, BOG, individu, contactpersoon etc) verschillende (standaard) takenlijsten aanmaken.
De taak kan standaard aan een bepaalde medewerker of aan een rol toegewezen worden, bijv. binnendienstmedewerker. Als de taak aan een rol toegewezen wordt, krijgt degene die met deze rol aan het object of de relatie toegewezen is automatisch deze taak op zijn of haar naam.
Voeg eenvoudig tags toe
Tags zijn labels die je heel gemakkelijk bij je relaties (en objecten) kan plaatsen. Hierdoor kan je snel en eenvoudig in overzichten filteren op deze kenmerken.
In de Setup kan aangeven worden of gebruikers (medewerker of executive) het recht hebben om tags aan te maken of dat alleen personen met beheerrechten dit kunnen doen. Dit is apart in te regelen voor de tags bij zowel relaties als objecten.
Voeg binnen de relatie eenvoudig een bestaande tag toe of voeg deze bij meerdere relaties tegelijkertijd toe. Op deze wijze kunnen ze ook weer eenvoudig verwijderd worden.
Bekijk bij welke objecten de relatie een rol speelt
Bij de relatie kan je gemakkelijk zien bij welke projecten/objecten hij of zij een rol speelt of heeft gespeeld. Vanuit hier kun je, indien gewenst, ook eenvoudig het object openen.
Maak dossieritems aan
Vanuit de relatie kun je brieven of andere documenten genereren, documenten uploaden, e-mails versturen (zowel vanuit een template als blanco), agenda afspraken aanmaken, sms’jes versturen en notities maken. De relatiegegevens en eventueel de gegevens van het gekoppelde object worden automatisch meegenomen.
In het dossier kun je filteren op afspraken, documenten, notities en e-mails.
Ook kun je gemakkelijk in één keer een of meerdere dossieritems verplaatsen of verwijderen. Door de betreffende dossieritems te selecteren verschijnt rechts onder de container de optie ‘verplaatsen’ en ‘verwijderen’.
In één keer meerdere dossieritems uploaden en wijzigen
Laad in één keer meerdere dossieritems vanaf je computer op door ze er naar toe te slepen of door ze op te zoeken op je computer met ‘bestanden kiezen’.
Daarna kun je in één keer van alle bestanden de naam, status en of ze getoond moeten worden in het klantendossier, wijzigen. Helemaal handig is dat je de items direct kan koppelen aan (andere) relatie(s) en aan een (ander) object.
Maak zoekopdrachten aan vanuit een relatie
Vanuit de relatie kun je eenvoudig zoekprofielen aanmaken. Hierdoor wordt automatisch op naam van je relatie een zoekprofiel aangemaakt.
Maak een printbaar detailoverzicht aan
Maak gemakkelijk een detailoverzicht van je relatie aan. Hierin worden alle gegevens, waaronder ook het dossier, de gekoppelde projecten en de container acties, in één printbaar document getoond.
Overzie in de lijst relaties in één oogopslag de soort relatie
In het overzicht van de relaties zie je door het gebruik van herkenbare iconen direct of een relatie een individueel persoon, een contactpersoon, een medewerker of een bedrijf/vestiging betreft. Je ziet ook of het een man of vrouw is doordat de individu, medewerker of contactpersoon een vrouwelijk of mannelijk poppetje is.
Vanuit de lijst relaties kun je direct je relatie benaderen doordat ook hier de telefoonnummers en de e-mailadressen klikbaar zijn.
Zoek binnen je relaties, exporteer relaties of bewerk de tags
Relaties kunnen op verschillende manieren gefilterd worden op o.a. soort relatie, plaats, straat, postcode(range), tag, discipline, scenario etc. De verschillende selectiemogelijkheden kunnen ook in combinatie met elkaar gebruikt worden. Hierdoor ontstaan veel mogelijkheden om te komen tot de door jou gewenste lijst relaties. Deze lijst kan vervolgens geëxporteerd worden naar een spreadsheetsprogramma (zoals Excel of Open Office).
Als je de zoekopdracht vaker wilt herhalen kan je het filter een naam geven en opslaan. De volgende keer klik je deze naam aan en wordt de zoekopdracht automatisch herhaald.
Pas het adres van verhuizende relaties aan
Verhuis, met behulp van de view ‘verhuizende relaties’, in één keer het adres van verschillende relaties.
Archiveer één of meerdere relaties
Om goed overzicht te houden is het belangrijk je actieve relaties up-to-date te houden. Verwijder of archiveer daarom je relaties waar je niets mee doet.
Het is mogelijk meerdere relaties te selecteren in het tabblad Relaties en deze in één keer te archiveren.
Bij een individuele relatie kun je er ook voor kiezen deze te archiveren of te verwijderen.
Bij overzichten heb je de mogelijkheid om alle gearchiveerde relaties te zien en te benaderen.
