Beheer en vermarkt eenvoudig je objecten


Maak gemakkelijk objecten aan  |  Publiceer en vermarkt het object naar diverse websites  |  Maak in één keer meerdere bouwnummers aan bij nieuwbouw  |  Publiceer in één keer een nieuwbouwproject  |  Bespaar tijd en importeer of kopieer eenvoudig gegevens vanuit een eigen object  |  Koppel automatisch de kadastergegevens  |  Alle gegevens overzichtelijk bij elkaar op het dashboard  |  Vaste teksten  |  Bepaal zelf de volgorde van de containers  |  Status van projecten zelf aanpassen  |  Voeg tags toe en maak zo gemakkelijk groepen  |  Deel je objecten  |  Opdrachtgeversdossier  |  Maak (eigen) aktes aan en voeg hierin eigen clausules toe  |  Werk met taken  |  In één overzicht de biedingen registreren, volgen en accepteren  |  Koppeling met Taxateurs Unie  |  Bouw het dossier op  |  In één keer meerdere dossieritems uploaden en wijzigen  |  Koppel relaties aan het object  |  Koppel gemakkelijk geïnteresseerden aan ieder object  |  Koppel gemakkelijk optanten aan nieuwbouw  |  Verdeling van de courtage  |  Zie welke activiteiten er plaats gevonden hebben bij het object  |  Maak een printbaar detailoverzicht aan  |  Voortgang van projecten  |  Ken automatisch sleutelnummers toe  |  Zoek snel je object/project op  |  Zoek objecten, exporteer deze of bewerk de tags  |  Zie in de lijst projecten in één oogopslag de prijs, status en aanmaakdatum  |  Automatische toekenning van dossiernummer  |  Sleutelbord  |  Factuurregels  |  Archiveer objecten  |  Automatische toekenning archiefnummer

Maak gemakkelijk objecten aan

Bij het aanmaken van een project zijn een aantal veel voorkomende soorten projecten voor je voorgedefinieerd. Hierdoor kan je deze met één klik selecteren.

Vind je hierbinnen niet het soort object wat je aan wilt maken dan kan je dit zelf doen vanuit de optie ‘Anders’. Hierbinnen kan je alle soorten bestaande bouw, nieuwbouw en bedrijfsonroerend goed objecten/projecten of huurcomplexen aanmaken. Zowel aankoop, verkoop, verhuur als taxaties.

Bij het adres hoef je alleen de postcode en het huisnummer op te geven. Hierdoor zoekt het systeem automatisch de bijbehorende adresgegevens erbij. Je kan er ook voor kiezen straatnaam, huisnummer en woonplaats zelf in te voeren, waardoor je ook buitenlandse adressen en nieuwbouw kan invoeren. De postcode wordt voor Nederlandse adressen dan automatisch opgezocht.

Bij het invullen van het object geven we specifiek aan welke velden verplicht zijn als je naar funda wilt publiceren en welke waardes we hier verwachten. Zo wordt het invoeren je heel gemakkelijk gemaakt.

∧ Terug naar boven

Publiceer en vermarkt het object naar diverse websites

Na het object (eenmaal) in te voeren, publiceer je het object vanuit het systeem gemakkelijk naar:

  • funda wonen/ BOG
  • jaap.nl
  • De Bedrijfsmakelaar
  • Realnext
  • Huislijn
  • MVA
  • ERA
  • Pararius
  • Zoek alle huizen
  • Proefwonen
  • Factotum Media
  • HelpMee
  • Livy
  • Makelmail
  • Huurstunt
  • Facebook
  • Je eigen website (WordPress of anders)
  • daarnaast is ook de mogelijkheid om specifieke koppelingen met andere kanalen te maken.

De publicatie kanalen die in de App market aangezet zijn, vind je terug in het Marketing Dashboard bij het object. Je kan het object in één keer naar alle verschillende website versturen.

Hieronder zie je een voorbeeld van het Marketing kanaal naar Funda (NVM Tiara Wonen).

Bij de publicatie kan je er zelf voor kiezen welke foto’s of brochures je mee wilt versturen en kunnen mede-aanmelders gekoppeld worden.

Voor nieuwbouwprojecten is het zelfs mogelijk dat het gehele project in 1 keer gepubliceerd wordt, dus zowel met alle types en bouwnummers eronder. Dit is in te zetten bij wijzigingen, bij het aanmelden en intrekken van het project. Dat scheelt je heel veel tijd.

∧ Terug naar boven

Maak in één keer meerdere bouwnummers aan bij nieuwbouw

Bij het aanmaken van een nieuwbouwproject kun je onder een nieuwbouwtype in één keer meerdere verkoop of verhuur objecten aanmaken. Dit zijn de bouwnummers zoals ze op Funda getoond worden.

Hierbij worden de gegevens van het bovenliggende type gekopieerd naar de nieuw aan te maken bouwnummers en kun je in een keer de naam, prijs en status van de bouwnummers aanpassen.

 

∧ Terug naar boven

Publiceer in één keer een nieuwbouwproject

Dat scheelt enorm veel tijd. Publiceer in 1 keer het gehele project inclusief onderliggende types en objecten naar diverse marketingkanalen (zoals Funda en je eigen website).

Dit kan je gebruiken om zowel het hele project aan te melden, wijzigen door te voeren en om in het project te trekken.

∧ Terug naar boven

Bespaar tijd en importeer of kopieer eenvoudig gegevens vanuit een eigen object

Nadat je bij de aanmaak van een nieuw object/project het scenario en het adres opgegeven hebt, zoeken we in het Yes-co archief voor je of er ooit andere objecten aangemaakt zijn in dit postcodegebied. Worden deze gevonden, dan heb je de mogelijkheid deze wat nader te bekijken om te zien of deze overeenkomen met het object wat jij aan wilt maken. Is dit zo dan kan je tijd besparen door de gegevens van het object (excl. foto’s en teksten) te laten importeren.

Een andere mogelijkheid om tijd te besparen is om de gegevens van een eigen object te kopiëren. Deze optie kan je bijvoorbeeld gebruiken als je ooit het huis van de buren in de verkoop hebt gehad of als hetzelfde object nogmaals in de verkoop/verhuur komt. Bij deze optie worden alle gegevens meegenomen.

Ook heb je hier de mogelijkheid om de relaties van het bronobject over te nemen. Dit is makkelijk bij bijvoorbeeld huurcomplexen of nieuwbouw.

∧ Terug naar boven

Koppel automatisch de kadastergegevens

Bij de aanmaak van het project kan automatisch een verbinding gemaakt worden met het Kadaster waardoor de kadastrale kaart en -uittrekselgegevens aan het object gekoppeld worden. Je kan er uiteraard ook voor kiezen dit handmatig te doen.

Ook nadat een object is aangemaakt kan er alsnog een automatische kadaster aanvraag gedaan worden:

∧ Terug naar boven

Alle gegevens overzichtelijk bij elkaar op het dashboard

In één overzicht heb je alle relevante gegevens van het object bij elkaar. Als er specifieke opmerkingen zijn, heb je deze altijd direct in beeld zodra je het object opent.

Dat zorgt ervoor dat als je een telefoontje krijgt met specifieke vragen deze snel beantwoord kunnen worden.

Wil je nog meer zien dan kan dit via ‘meer’ bij de Kenmerken of Belangrijke data. Je hoeft niet in de diverse tabbladen naar de relevante informatie te zoeken.

 

∧ Terug naar boven

Vaste teksten

Hebben jullie standaard teksten die jullie altijd gebruiken? Deze kunnen ingesteld worden, zodat deze bij elk nieuw aangemaakt object automatisch in de tekst worden opgenomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vaste tekst over het inschakelen van een aankoopmakelaar.

Gebruikers met de rol ‘beheerder’ kunnen instellen.

vaste teksten

∧ Terug naar boven

Bepaal zelf de volgorde van de containers

Wil je onder het deel van de Hoofdfoto en de Kenmerken als eerste de gekoppelde relaties, je taken, de afspraken of misschien de dossieritems zien? Het maakt niet uit wat je in welke volgorde wilt zien, iedere medewerker kan de containers zelf naar de gewenste plek verplaatsen. Deze volgorde onthouden we en passen we toe bij alle objecten met hetzelfde scenario. Bij ieder soort object (bestaande bouw verkoop, verhuur, nieuwbouw, BOG) kun je dus de door jouw gewenste volgorde instellen.

∧ Terug naar boven

Status van projecten zelf aanpassen

Het is mogelijk zelf intern de status van je project te wijzigen. Op deze manier kun je een project op bijvoorbeeld ‘opdracht bevestigd’, ‘verhuurd’ of ‘ingetrokken’ zetten.

De interne status van een project wordt ook automatisch geregeld als je bijvoorbeeld een bieding accepteert (‘verkocht onder voorbehoud’).

Op deze interne status kun je vervolgens bij de overzichten weer filteren.

∧ Terug naar boven

Voeg tags toe en maak zo gemakkelijk groepen

Tags zijn labels die je heel gemakkelijk bij je objecten/projecten (en relaties) kan plaatsen. Hierdoor kan je snel en eenvoudig in overzichten filteren op deze kenmerken.

In de setup kan aangeven worden of gebruikers (medewerker of executive) het recht hebben om tags aan te maken of dat alleen personen met beheerrechten dit kunnen doen. Dit is apart in te regelen voor de tags bij zowel relaties als objecten.

Voeg binnen het object eenvoudig een bestaande tag toe of voeg deze bij meerdere objecten tegelijkertijd toe. Op deze wijze kunnen ze ook weer eenvoudig verwijderd worden.

∧ Terug naar boven

Deel je objecten

Werk gemakkelijk samen met groepen of individuele personen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een systeem waarin meerdere makelaars met elkaar samenwerken (agent-broker). Zo heb je samen één systeem maar kan je zelf bepalen wie er toegang heeft tot je project. Meerdere personen kunnen op deze wijze samen aan het project werken. Deel projecten met een hele groep tegelijk en verstuur simpel e-mails naar deze groep (zie ook gebruikersgroepen). Zó gemakkelijk is het om samen te werken in je Yes-co Open systeem.

Je kan ook delen met je opdrachtgever (zie hiervoor het opdrachtgeversdossier).

In het dashboard van het project zie je in één oogopslag met wie het project gedeeld is.

.

 

∧ Terug naar boven

Opdrachtgeversdossier

Met het opdrachtgeversdossier bij bestaande bouw (alle scenario’s), nieuwbouw en bedrijfsonroerendgoed heb je de beschikking over een krachtig middel die de communicatie met de klant eenvoudig en transparant maakt. Het opdrachtgeversdossier maakt voor de klant inzichtelijk welke werkzaamheden de makelaar verzet en zal tijdbesparing opleveren doordat er voor veel zaken niet meer apart contact gezocht hoeft te worden met de klant.

De klant kan rechtstreeks in het opdrachtgeversdossier alle activiteiten (indien vrijgegeven voor het opdrachtgeversdossier) met betrekking tot de eigen woning volgen. Zo kan de klant zien wanneer er bijvoorbeeld een bezichtigingsafspraak is (maar niet met wie deze afspraak is). Na deze bezichtiging kan er een kort verslag in het dossier gezet worden waardoor de klant direct inzicht heeft in het verloop van de bezichtiging. Documenten kunnen beschikbaar gesteld worden, de klant kan bijvoorbeeld de foto’s controleren of de brochure beoordelen. Daarnaast kan de klant realtime het verloop van de biedingen volgen (maar ziet niet wie de bieder is).

Het opdrachtgeversdossier is te bekijken op moderne tablets en smartphones.

∧ Terug naar boven

Maak (eigen) aktes aan en voeg hierin eigen clausules toe

In het systeem staan standaard aktes van de NVM en de huurakte ROZ (bestaande bouw/ BOG). Gebruik je specifieke eigen aktes? Dan kan je deze eenvoudig aan het systeem toevoegen. Dit geld ook voor eigen clausules.

Binnen de ‘akte omgeving’ kunnen specifieke objectgegevens ingevoerd worden, de eigen clausules toegevoegd worden en standaard clausules doorgehaald worden.

∧ Terug naar boven

Werk met taken

Maak taken of takensets aan en wijs deze toe aan medewerkers met een bepaalde rol of direct op naam. Zo weet iedereen welke taken er open staan en welke al afgerond zijn. Werk op de pagina ‘home’ vanuit het overzicht van jouw openstaande taken en neem gemakkelijk taken over van (zieke) collega’s.

In het beheer kan je per soort object en relatie (bijv. bestaande bouw verkoop, – verhuur, BOG, individu, contactpersoon etc) diverse (standaard) takenlijsten aanmaken.

De taak kan standaard aan een bepaalde medewerker of aan een rol toegewezen worden, bijv. binnendienstmedewerker. Als de taak aan een rol toegewezen wordt, krijgt degene die met deze rol aan het object of de relatie toegewezen is automatisch deze taak op zijn of haar naam.

∧ Terug naar boven

In één overzicht de biedingen registreren, volgen en accepteren

In één overzicht kun je zien of er biedingen zijn, welk bod een bieder heeft geplaatst, wat het tegenbod van de verkoper is, nieuwe biedingen toevoegen, de bieding accepteren/intrekken of de transactie annuleren.

Indien een bod geaccepteerd wordt, wijzigt de status van het object automatisch naar ‘verkocht onder voorbehoud’.

∧ Terug naar boven

Koppeling met Taxateurs Unie

Taxatie Unie container

De Taxateur Unie is een NHG erkend taxatie-validatie-platform. Hierdoor worden taxaties, gevalideerd door de Taxateurs Unie, geaccepteerd door nagenoeg alle hypotheekverstrekkers. Vanuit je Yes-co systeem maak je rechtstreeks, zowel een gevalideerd als een onafhankelijk, taxatierapport binnen het systeem van de Taxateurs Unie.

In het online systeem van Taxateurs Unie is het ook mogelijk een gratis ongevalideerd taxatierapport te maken en deze als rapport in je Yes-co systeem te zetten.

∧ Terug naar boven

Bouw het dossier op

Vanuit het object/project kun je brieven of andere documenten (bijv. aktes) genereren, documenten uploaden, e-mails versturen (zowel vanuit een template als blanco), agenda afspraken aanmaken, sms’jes versturen en notities maken.

De gegevens van het object en eventueel ook van een gekoppelde relatie, worden automatisch meegenomen. Dat is bijvoorbeeld heel makkelijk als je een agenda afspraak maakt vanuit de container ‘gekoppelde relaties’ bij het object. Zowel het object als eventueel de relatie worden op deze manier automatisch gekoppeld aan de afspraak.

In het dossier kan je filteren op afspraken, documenten, notities & emails en in één keer 1 of meerdere dossieritems verplaatsen of verwijderen.

∧ Terug naar boven

In één keer meerdere dossieritems uploaden en wijzigen

Laad in één keer meerdere dossieritems vanaf je computer op door ze er naar toe te slepen of door ze op te zoeken op je computer met ‘bestanden kiezen’.

Daarna kan je in één keer van alle bestanden de naam, status en of ze getoond moeten worden in het klantendossier, wijzigen. Helemaal handig is dat je de items direct kan koppelen aan (andere) relatie(s) en aan een (ander) object.

 

∧ Terug naar boven

Koppel relaties aan het object

In de container ‘Gekoppelde relaties’ bij een object kun je gemakkelijk diverse relaties met hun bijbehorende rol koppelen. Hierdoor heb je in één overzicht welke relaties een rol spelen. Bij deze relaties heb je de mogelijkheid agenda afspraken, documenten, e-mails en notities aan te maken en sms’jes te versturen.

∧ Terug naar boven

Koppel gemakkelijk geïnteresseerden aan ieder object

Je kan bij ieder object geïnteresseerden koppelen. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken als iemand een brochure opvraagt, een bezichtiging aanvraagt of voor nieuwbouwprojecten.

Op deze manier heb je altijd in beeld wie deze personen zijn. Je kan hier eenvoudig een export van maken zodat je ze snel weer kan benaderen, ook als er soortgelijke objecten in de verkoop komen.

 

∧ Terug naar boven

Koppel gemakkelijk optanten aan nieuwbouw

Bij NieuwBouwverkoopobjecten (NBvk) en NieuwBouwbouwnummers (NBbn) kun je makkelijk (reserve)optanten koppelen en ontkoppelen.

Met één druk op de knop maak je hier simpel een export van naar een spreadsheet.

∧ Terug naar boven

Verdeling van de courtage

Als de courtage tussen verschillende makelaars en/of medeaanmelders verdeeld moet worden kan dit ook vastgelegd en automatisch berekend worden via het tabblad Data/Financieel.

Er kan een percentuele verdeling van de courtage gemaakt worden tussen de gekoppelde relaties (bijvoorbeeld makelaar 1, makelaar 2, medeaanmelder etc.).

Courtage verdeling

∧ Terug naar boven

Zie welke activiteiten er plaats gevonden hebben bij het object

Zien wie, wat, wanneer en op welk tijdstip iemand iets heeft gedaan aan het project. Dat is allemaal mogelijk met de Project activiteiten log. Deze gegevens worden automatisch door het systeem vastgelegd. De Project activiteiten log wordt bij ieder project getoond.

∧ Terug naar boven

Maak een printbaar detailoverzicht aan

Maak snel een detailoverzicht van het object aan. In dit detailoverzicht worden alle kenmerken en gegevens, waaronder ook het marketing dashboard, het dossier, de gekoppelde relaties, biedingen en de container activiteiten, in één printbaar document getoond.

∧ Terug naar boven

Voortgang van projecten

Projecten krijgen automatisch een voortgang toegewezen. Het is mogelijk zelf de interne voortgang van je project te wijzigen. Op deze manier zet je een project op bijvoorbeeld ‘opdracht bevestigd’, ‘verhuurd’ of ‘ingetrokken’.

Je kunt de projecten ook filteren op voortgang. Zo heb je heel snel een overzicht van alle gepubliceerde objecten of van alle projecten onder bod (of welke voortgang je ook wilt zien)! Je ziet direct hoeveel objecten aan je selectie voldoen.

∧ Terug naar boven

Ken automatisch sleutelnummers toe

Je hoeft met Yes-co niet te zoeken naar een vrij sleutelnummer. Dit wordt automatisch voor je geregeld binnen je systeem. In de Set up definieer je een reeks voor de sleutelnummers (een begin en eindwaarde) en kies je het kantoor waar dit bij hoort.

Vanaf het moment dat er een reeks bekend is, kun je automatisch een vrij sleutelnummer toe laten kennen aan ieder nieuw aangemaakt object. Op het moment dat het object gearchiveerd wordt, wordt dit sleutelnummer weer vrijgegeven.

sleutelnummer toevoegen bij aanmaak

 

∧ Terug naar boven

Zoek snel je object/project op

Een individueel object kan je snel opzoeken in het zoekscherm bij het tabblad Projecten. Je kan hierin flexibel zoeken op bijvoorbeeld (een deel van de) naam, (deel van het) huisnummer en/of (deel van de) postcode.

Heb je recent gewerkt aan dit project/object? Dan vind je hem snel terug in de lijst projecten die je te zien krijgt als je de muis op het tabblad Projecten houdt.

 

∧ Terug naar boven

Zoek objecten, exporteer deze of bewerk de tags

Objecten kunnen op verschillende manieren gefilterd worden. Op o.a. soort object, plaats, straat, tags, wijken en buurten. De resultaten van de zoekactie kunnen vervolgens geëxporteerd worden naar een spreadsheet (Excel/Open Office) of je kan in één keer tags toevoegen of verwijderen.

Als je de zoekopdracht vaker wilt herhalen, kun je het filter een naam geven en opslaan. De volgende keer kun je hierdoor de zoekopdracht automatisch laten herhalen.

∧ Terug naar boven

Zie in de lijst projecten in één oogopslag de prijs, status en aanmaakdatum

In één oogopslag overzie je de status, de prijs en de aanmaakdatum van meerdere projecten. Door projecten te selecteren kan je deze ook naar een spreadsheet zoals Excel of Open Office exporteren en hier verdere analyses op loslaten.

∧ Terug naar boven

Automatische toekenning van dossiernummer

Bij aanmaak van een nieuw object kan er voor gekozen worden automatisch een dossiernummer toe te kennen.

dossiernummer laten toekennen

∧ Terug naar boven

Sleutelbord

In je overzichten kun je met één druk op de knop een overzicht maken van alle objecten met bijbehorende sleutelnummers. Ook binnen dit overzicht heb je alle mogelijkheden om op bepaalde kenmerken te filteren.

∧ Terug naar boven

Factuurregels

Bij projecten kun je factuurregels toevoegen en exporteren. Hiermee heb je de mogelijkheid om het bestand rechtstreeks in lezen in een boekhoudprogramma. Vrijwel alle boekhoudprogramma’s kunnen een dergelijk CVS of XLS bestand inlezen. Bij de factuurregels wordt bijgehouden of deze al geëxporteerd zijn of niet.

De factuurregels bestaan uit een volgnummer, code, factuurdatum, omschrijving, bedrag en BTW percentage.

Factuurregel Artikel code toevoegen

∧ Terug naar boven

Archiveer objecten

Om goed overzicht te houden is het belangrijk je actieve projecten up to date te houden. Verwijder of archiveer daarom je afgeronde projecten.

Het is mogelijk om meerdere objecten te selecteren en deze in één keer te archiveren. Hiervoor kan je in het tabblad Projecten de objecten selecteren die gearchiveerd moeten worden. Maar ook een individueel object kun je archiveren of verwijderen.

objecten archiveren

∧ Terug naar boven

Automatische toekenning archiefnummer

Bij archivering van het object kan er automatisch een archiefnummer toegekend worden.

archief nummer bij archivering

∧ Terug naar boven