Agenda

Beheer en maak gemakkelijk afspraken binnen de geïntegreerde agenda



Maak gemakkelijk afspraken aan

Agenda afspraken kunnen gemakkelijk vanuit de agenda, de relatie of het object aangemaakt worden. Door de afspraak vanuit de relatie en/of het object aan te maken, wordt de relatie en/of het object automatisch gekoppeld en wordt de afspraak in het betreffende dossier opgeslagen.

Een afspraak kan simpel aangemaakt worden door op de betreffende dag en tijdstip te klikken en de tijdsduur aan te passen door de onderkant naar beneden te slepen. Handig is om eventuele belangrijke opmerkingen die bij het object of de relatie staan te laten tonen bij de aanmaak van de afspraak. Dit kan je zelf instellen.

∧ Terug naar boven

Geef de status van de afspraak aan met kleuren

Bij een afspraak is het mogelijk een kleur voor de bovenste balk van de afspraak toe te voegen. Hierdoor is het mogelijk om afspraken van elkaar te onderscheiden naar bijvoorbeeld status of discipline. Spreek intern bijvoorbeeld af dat als een bezichtiging nog niet met de verkoper afgestemd is deze de kleur rood krijgt en als de afspraak akkoord is de kleur groen.

Als je de afspraak maakt, heb je in het afspraakscherm de mogelijkheid de gewenste kleurcode te kiezen. Deze kan je, als de status van de afspraak wijzigt, weer aanpassen.

 

∧ Terug naar boven

Maak herhalingsafspraken

Herhalingsafspraken kunnen eenvoudig aangemaakt worden. Op deze manier kan je afspraken dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks herhalen op bepaalde dagen. Hierbij is het ook mogelijk een interval op te geven zodat je bijvoorbeeld om de dag of om de week een afspraak aan kan maken.

∧ Terug naar boven

Bevestig je afspraken

De afspraak kan per e-mail bevestigd worden aan de personen die aan de afspraak gekoppeld zijn. Hiervoor kan je diverse templates gebruiken waarbij automatisch de gegevens van de afspraak zoals de datum en afspraak tijd en -duur meegenomen worden.

 

∧ Terug naar boven

Verstuur automatisch afspraakherinneringen

Verstuur automatisch herinneringen per e-mail of SMS naar aanleiding van agenda afspraken. Zo kan je automatisch een dag voor de afspraak een sms of e-mail, aan iedereen die aan een afspraak gekoppeld is, versturen zoals bijvoorbeeld bij een bezichtiging of een herinnering voor het tekenen van de koopakte!

Afspraak notificatie

∧ Terug naar boven

Verplaats en wijzig afspraken

Als je een afspraak wilt verzetten sleep je deze heel eenvoudig naar de gewenste dag en tijd. Een afspraak kan gewijzigd of verwijderd worden door op de afspraak te klikken.

∧ Terug naar boven

Kies tussen verschillende weergaven

Je kunt wisselen tussen diverse weergaven in de agenda zoals de planbordweergave, de werkweek, dag-, week- en maandweergave.

De planbordweergave laat alle afspraken op een dag zien waarbij de afspraken per medewerker in een aparte kolom weergegeven worden.

In de overige weergaven (dag, werkweek, week, maand en jaar) wordt het verschil tussen de medewerkers in de afspraakkleur weergegeven. Je kan hierbij kiezen tussen het tonen van alle agenda’s of alleen de agenda van een specifieke medewerker.

∧ Terug naar boven

Zoek flexibel binnen je afspraken en exporteer of print het resultaat

Als je een printbaar detailoverzicht of een analyse wilt maken van hoeveel bezichtigingen er bijvoorbeeld in de afgelopen periode nu eigenlijk geweest zijn, kan dit vanuit de zoekfunctie in de agenda.

Je kan in het tabblad Zoeken zoeken op (delen van een) zoekterm, tijdsperiode en specifieke agenda(’s) om de juiste selectie te maken.

∧ Terug naar boven

Bepaal zelf welke collega’s je agenda mogen bekijken en/of bewerken

Bepaal zelf welke collega’s jouw agenda kunnen inzien en/of bewerken. Dit kan je regelen onder het agenda beheer.

Sleep eenvoudig collega’s naar de kolom ‘Agenda bekijken’ of ‘ Agenda bewerken’.

∧ Terug naar boven

Maak afspraaktypen aan

Het gebruik van afspraaktypen heeft als voordeel dat afspraken makkelijk te herkennen zijn en dat hier in de zoekfunctie op gezocht kan worden.

Bij afspraaktypen kun je bestaande afspraaktypen wijzigen of verwijderen of nieuwe typen toevoegen.

Je kunt bij het afspraaktype aangeven hoelang een dergelijke afspraak duurt. Hierdoor wordt bij het maken van deze afspraak in de agenda automatisch de gewenste tijdsduur gereserveerd. Het is mogelijk hiervan bij een individuele afspraak af te wijken.

∧ Terug naar boven

Bepaal zelf de kleur van je afspraken

Je kan zelf kiezen met welke kleur je in jouw agenda en die van je collega’s wordt weergegeven.

Bij ‘Gebruikte kleuren’ zie je welke kleuren er binnen jullie bedrijf al in gebruik zijn. Je kunt vervolgens de door jouw gewenste kleur kiezen en opslaan.

∧ Terug naar boven

Bekijk je agenda op je mobiel

Wil je de agenda ook kunnen inzien op je mobiele telefoon? Schakel deze functie dan in vanuit de App Market en bepaal welke medewerkers toegang hebben tot Yes-co mobile.

∧ Terug naar boven