V2.17



Factuur regels toevoegen

Je kan bij projecten nu factuurregels toevoegen en exporteren. Hiermee heb je de mogelijkheid om het bestand rechtstreeks in lezen in een boekhoudprogramma! Vrijwel alle boekhoudprogramma’s kunnen een dergelijk CSV of XLS  bestand inlezen. Bij de factuurregels wordt bijgehouden of deze al geëxporteerd zijn of niet.

Activeer in de App Market de app ‘Factuurregels’. Hiervoor betaal je eenmalig activatiekosten (zie hiervoor de App Market in je systeem).

In het beheer kan je de standaard Artikel en BTW codes invoeren. Vervolgens kunnen de factuurregels bij de objecten toegevoegd worden waarbij je uit de artikelcodes kan kiezen en alleen nog de naam en het adres waarnaar de factuur gestuurd moet worden (kan dus bijv. ook het notaris adres zijn) ingevoerd hoeven te worden.

Factuurregel container toegevoegde factuurregels

Vanuit het tabblad Overzichten kan je over alle projecten heen een export maken van de openstaande factuurregels.

Factuurregel tabblad Overzicht factuur

 

 

∧ Terug naar boven

Tonen verplichte velden Tiara

Je hoeft je niet langer meer af te vragen of een bepaald veld nu wel of niet ingevuld moet worden om het object zonder problemen naar funda (Tiara) te kunnen publiceren. We geven nu duidelijk aan welke velden verplicht zijn voor publicatie naar funda door middel van een gekleurde rand. Daarnaast geven we aan welke waarden we verwachten binnen het veld.

Tiara velden en waarden

Bovenaan (links van de voortgang) geven we bovendien ook aan in een informatiebox (i) wat volgens de Tiara regels nog niet klopt. Zo kan je snel en efficiënt het object/project gereed maken om te publiceren.

Tiara notificaties

 

Wil je de notificaties niet zien? Dan zet je deze eenvoudig uit via het tabblad Overig bij ‘Mijn instellingen’.

∧ Terug naar boven

Notificaties bij agenda afspraken

Verstuur automatisch herinneringen naar aanleiding van agenda afspraken. Zo kan je automatisch een dag voor de afspraak een sms of email aan iedereen die aan een afspraak gekoppeld is versturen zoals bijvoorbeeld bij een bezichtiging of een herinnering voor het tekenen van de koopakte!

Activeer de app in de App market. Voor deze app betaal je maandelijks €2,50. Je hebt vervolgens nu bij iedere afspraak de optie:
– Notificatie via SMS
– Notificatie via email

Je kan per afspraak één van beide vinkjes aanzetten of beide. Afhankelijk van je keus wordt de dag van tevoren een SMS en/of email verstuurd. Kies je voor een SMS, dan kost dit per bericht €0,25.

De vaste tekst van de email of SMS is als volgt:


Goedendag,
Hierbij herinneren wij u aan de [naam afspraak] op [dag] [datum] om [tijdstip].
Graag tot dan!

Bij een eventuele verhindering verzoeken wij u dit ons tijdig te laten weten.


Deze tekst is niet zelf in het systeem aan te passen.

Afspraak notificatie

∧ Terug naar boven

BOG koop- en huuraktes

Ook voor BOG zijn nu de koop- en huuraktes als aktes geïmplementeerd!
Je hebt hierdoor ook de mogelijkheid je eigen clausules toe te voegen.

Het gaat om  de volgende aktes:
– Huurakte kantoorruimte ROZ
– Huurakte Winkelruimte ROZ
– Koopakte Bedrijfsonroerend Goed NVM

De akte kan je via de container ‘Akte aanmaken:’

akte maken bog

Keuze voor soort akte:

Keuze BOG akte

Haal clausules door, voegen eigen clausules toe en vul de verdere gegevens in:Akte aanmaken clausules

Eigen Clausules kunnen in de setup aangemaakt worden. Zie hiervoor ook dit helpitem over aktes en clausules aanmaken.

 

∧ Terug naar boven

Automatische toekenning sleutelnummer

Vanaf nu hoef je niet langer meer te zoeken of er nog een vrij sleutelnummer is! Dit kan nu automatisch geregeld worden binnen je systeem. In de Set up (Applicatiebeheer, Velden, Sleutelnummers) definieer je een reeks voor de sleutelnummers (een begin en eindwaarde) en kies je het kantoor waar dit bij hoort.

sleutelnummer reeks toevoegen

Vanaf dat moment dat er een reeks bekend is kan je automatisch een vrij sleutelnummer toe laten kennen aan ieder nieuw aangemaakt object. Bij de aanmaak van een nieuw object wordt je keuze (wel of niet toekennen) onthouden voor de volgende keer.

sleutelnummer toevoegen bij aanmaak

Op het moment dat het object gearchiveerd wordt wordt dit sleutelnummer weer vrijgegeven.

∧ Terug naar boven

Publiceer documenten direct naar je website

PDF documenten die in het dossier bij het object opgeslagen zijn kan je nu ook direct mee publiceren naar je eigen website. Of dit nu een wordpress website of een andersoortige website is. Zo kan je nu bijv. een brochure mee publiceren. Let op: de documenten moeten een pdf zijn, andere soorten documenten worden niet ondersteund.

documenten publiceren
De website moet uiteraard deze documenten wel kunnen tonen! Als het document niet getoond wordt kan je met je websitebouwer overleggen wat er nog moet gebeuren.

 

∧ Terug naar boven

Automatische toekenning van dossiernummer

Bij aanmaak van een nieuw object kan er voor gekozen worden automatisch een dossiernummer toe te kennen.

In het beheer (Set up, Applicatie beheer, Velden, Dossier nummers) kan per kantoor een beginwaarde en eindwaarde voor de dossiernummers opgegeven worden.

dossiernummers toekennen

Vanaf het moment dat de dossiernummer reeks gedefinieerd is kan bij aanmaak van ieder object automatisch een dossiernummer toegewezen worden. Je keuze om wel of geen nummer toe te kennen bij een nieuw object wordt onthouden.

dossiernummer laten toekennen

∧ Terug naar boven

Automatische toekenning archiefnummer

Bij archivering van het object kan er automatisch een archiefnummer toegekend worden.

In het beheer (Set up, Applicatie beheer, Velden, Archief nummers) kan per kantoor een beginwaarde en eindwaarde voor de archiefnummers opgegeven worden.

Archiefnummers instellen

Vanaf het moment dat de archiefnummer reeks gedefinieerd is kan bij iedere archivering automatisch een archiefnummer toe gewezen worden. Je keuze om wel of geen nummer toe te kennen bij een eerdere archivering wordt onthouden.

archief nummer bij archivering

∧ Terug naar boven

Biedingen bij huurobjecten

Er kunnen nu ook biedingen vastgelegd worden bij huurobjecten bij zowel bestaande bouw, nieuwbouw als bij BOG.
Handig voor als een huurobject ook in de verkoop staat of als er gewerkt wordt met huurbiedingen.

Voor meer informatie over het invoeren van biedingen kan je hier kijken.

∧ Terug naar boven

Energielabel bij BOG

Ook bij BOG objecten is nu het energielabel toegevoegd zodat dit naar o.a. funda gepubliceerd kan worden.

energielabel BOG

 

∧ Terug naar boven

Verdeling van de courtage

Als de courtage tussen verschillende makelaars en/of medeaanmelders verdeeld moet worden kan dit nu ook vastgelegd en automatisch berekend worden via het tabblad Data/Financieel. Er kan een percentuele verdeling van de courtage gemaakt worden tussen de gekoppelde relaties (bijvoorbeeld makelaar 1, makelaar 2, medeaanmelder etc.). Hierbij wordt, op basis van geschatte courtage bedrag, berekend hoe de verdeling tussen de verschillende partijen is.

Courtage verdeling

∧ Terug naar boven

Vaste teksten

Hebben jullie teksten die altijd ingevoerd worden? Deze kunnen nu in het beheer ingevoerd worden zodat bij ieder nieuw aangemaakt object deze al automatisch in de tekst opgenomen is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vaste tekst over het inschakelen van een aankoopmakelaar.

Onder Set up/ Applicatie beheer/ Velden / Teksten kan je voor alle teksten standaard waarden ingeven.

Per scenario (bestaande bouw, nieuwbouw en BOG) kan je de teksten ingeven:

BOG:
Aanbiedingstekst
Collegiale tekst

Bestaande bouw:
Intro tekst
Omschrijving

Nieuwbouw:
Intro tekst
Ligging
Omgeving
Prijzen
Inschrijfvoorwaarden

vaste teksten

vaste tekst invoer

∧ Terug naar boven

Nieuw overzicht bezichtigers, opmerking v.s. zoekers

Om snel een overzicht te kunnen krijgen van al je bezichtigers in een bepaalde periode, de opmerkingen die bij de afspraak genoteerd zijn en of de bezichtigers al ingeschreven staan als zoeker hebben we dit gecombineerde overzicht gemaakt.

In het tabblad Overzichten heb je onder het kopje Agenda de mogelijkheid om een overzicht van bezichtigingen op te vragen.

Overzichten agenda bezichtigingen

De eerste keer dat je dit doet krijg je een melding dat eerst gedefinieerd moet worden welke afspraken jullie rekenen onder bezichtigingen. Hiervoor kan je op het linkje klikken ‘afspraak typen’.

Je komt hiermee in het beheer van de agenda (ook te bereiken via de agenda zelf). Door bij de verschillende soorten afspraken onder de kolom ‘Acties’ te klikken kan je een vinkje zetten bij ‘Bezichtiging’. Hiermee heb je aangegeven dat dit afspraaktype een bezichtiging is.

vinkje bezichtiging

bezichtigings afspraak type

In het tabblad Overzichten kan je nu zonder problemen het overzicht Bezichtigingen opvragen. Hiermee krijg je in één keer een overzicht van alle bezichtigingen, de notities die onder publieke opmerkingen bij de afspraak genoteerd staan (verslag) én informatie of deze persoon al ingeschreven is als zoeker. Op het zoekprofiel kan geklikt worden om de zoekcriteria verder te bekijken.

Overzicht bezichtigen vs zoekers
Dit overzicht kan ook geëxporteerd worden of een detailoverzicht van gemaakt worden.

∧ Terug naar boven

NVM: dag +1 regel

Voor NVM makelaars (Wonen) is er een wijziging in de publicaties doorgevoerd omdat de NVM van mening is dat de dag +1 regeling door de kantoorautomatiseerders gehandhaafd dient te worden. Bij gelijktijdige publicatie naar zowel NVM Tiara als andere kanalen zal eerst de NVM Tiara Wonen publicatie uitgevoerd worden. De dag na verwerking wordt dan automatisch ook naar de andere kanalen gepubliceerd.

∧ Terug naar boven