Email



Sla dossier items tegelijkertijd bij zowel projecten als relaties op

Sla tegelijkertijd een dossier item (zoals document, e-mail etc) op bij zowel het project als bij de betreffende relatie. Dit doe je door het dossieritem vanuit de container ‘Gekoppelde relaties’ aan te maken bij het project of vanuit de container ‘gekoppelde projecten’ bij relaties. Hier heb je, net als bij het dossier zelf, de beschikking over een aantal icoontjes waarmee je een e-mail, sms, agenda afspraak, notitie en een document kan uploaden of genereren.

Hierdoor is het ook heel makkelijk om vanuit het project een relatie te e-mailen of sms’en. De relatie wordt namelijk direct als geadresseerde gekoppeld. Op deze wijze wordt ook een agenda afspraak gemaakt. Door vanuit de container ‘gekoppelde relaties’ bij een project of vanuit de container ‘gekoppelde projecten’  bij een relatie een agenda afspraak aan te maken worden zowel de relatie als het project automatisch aan de afspraak gekoppeld. De agenda opent en je ziet in de linkerbovenhoek vanuit welke relatie of project je komt. Zolang je dit actief hebt staan, onthoud het systeem zowel het project als de relatie.

Je kan dus zelf kiezen. Wil je een bepaald dossieritem automatisch bij de relatie en het project koppelen dan maak je deze aan vanuit de container ‘Gekoppelde relaties’ bij het project of ‘gekoppelde projecten’ bij relaties.

Wil je de keus hebben, dan maak je een dossieritem aan vanuit het dossier bij het project of relatie. Hier kan je zelf het dossieritem nog koppelen aan de relatie of, als je deze vanuit relatie maakt, aan het project.

 

∧ Terug naar boven

Synchroniseren e-mail

Om je dossiers zo compleet mogelijk te maken, is het mogelijk om je inkomende e-mail bij een relatie en/of project in Yes-co systeem te koppelen. Vereiste hierbij is wel dat je e-mail opgeslagen wordt op een e-mailserver die IMAP ondersteunt (oa Exchange en Gmail). Per gebruiker kun je instellen of je gebruik wilt maken van deze koppeling (E-mail synchronisatie).

Instellingen
Om de koppeling te activeren voer je de volgende gegevens in bij je gebruikersgegevens.

  • Host en Ssl
    Wanneer je kiest voor het type Gmail, worden deze gegevens automatisch ingevoerd. Gebruik je een andere mailserver vraag dan de beheerder naar de benodigde gegevens.
  • Folder
    Je kiest zelf de naam van de folder die gebruikt wordt voor de synchronisatie. Deze folder/label moet in je e-mailaccount aanwezig zijn. Gebruik hiervoor niet de inbox maar maak een aparte folder aan.
  • Account
    Vul hier je gebruikersnaam en wachtwoord van je e-mail in.
  • Automatisch koppelen
    Wil je de e-mail automatisch gekoppeld hebben aan relaties op basis van het e-mailadres, vink dan het vakje achter ‘Aan relaties’ aan. Laat je dit vakje leeg dan komt alle e-mail als ongekoppelde dossieritem in je systeem binnen en heb je de mogelijk de e-mail handmatig aan zowel een relatie als aan een project te koppelen (zie hieronder).

Controleer de ingevoerde gegevens met ‘Controle’ voordat je ze opslaat. Hiermee wordt gecontroleerd of er verbinding gemaakt kan worden met de IMAP-server en/of de folder of het label aanwezig is.

emailsynchronisatie

Werking
E-mails die je wil opslaan in Yes-co sleep je naar de folder in je e-mailaccount. Van hieruit worden ze automatisch in het systeem gekoppeld op basis van het e-mailadres van de afzender (indien het vinkje aanstaat bij automatisch koppelen). Kent het systeem dit e-mailadres, dan wordt de e-mail rechtstreeks in het dossier bij deze relatie gezet.

Betreft het een e-mail vanaf een voor het systeem onbekend e-mailadres of heb je het vakje achter automatisch koppelen leeg gelaten, dan zie je de e-mail terug onder het kopje ‘Ongekoppelde dossier items’ op de homepage. Door het aanklikken van de e-mail heb je de mogelijkheid deze alsnog aan een relatie en/of aan een project te koppelen.
Het duurt maximaal 6 minuten voordat de e-mail in Yes-co gekoppeld is.

Kom je er niet uit? Bel 036 523 84 55.

∧ Terug naar boven

Notificaties en e-mails versturen aan een groep

Vanuit het project kunnen notificaties (via de container delen) en e-mails verstuurd worden aan een groep. Bij een e-mail geef je bij ‘Aan’ de eerste letters van de groepnaam in. De groep wordt hierdoor als suggestie gegeven.

Als er een e-mail gestuurd wordt vanuit het project wat gedeeld is met een groep krijgen alle gebruikers in deze groep het bericht. Als het project met meerdere groepen gedeeld is en een gebruiker zit in meerdere van deze groepen ontvangt hij dit bericht slechts eenmaal.

email-sturen-groep

∧ Terug naar boven

Standaard bedrijfs email handtekening toevoegen

In de’ Setup/Bedrijfsgegevens/Bedrijfs e-mail handtekening’ heb je de mogelijkheid de standaard ondertekening voor de uitgaande e-mail te maken. Hierdoor wordt automatisch onder iedere e-mail die een medewerker maakt een handtekening geplaatst. De e-mailhandtekening kan er als volgt uitzien:

<font face=arial size=2>
<br><br> Met vriendelijke groet, %user_voornaam% %user_achternaamvoluit%
%user_email%
%user_mobiel_____
%user_company_foto1%
%user_foto1% %user_company_adres%
%user_company_postcode%;%user_company_plaats%|
T: %user_company_telefoonalgemeen%||
F: %user_company_fax%|
|
%user_company_website%|
&copy; 2014 %user_company_bedrijfsnaam% Alle rechten voorbehouden.

 

  • %user_company_foto1% : toont het bedrijfslogo
  • %user_foto1%: toont de pasfoto van de medewerker. Als dit niet gewenst is haal het dan weg. Let er op dat de afbeelding zo groot wordt weergegeven als dat deze in het systeem gezet is!

Eventuele opties

  • <font face=arial size=2> : Dit gebruik je om het lettertype in te stellen. in plaats van arial kan je hier uiteraard ook een ander lettertype kiezen. Als je dit weglaat wordt standaard het lettertype Times New Roman gebruikt
  • <b>tekst</b> :  Maakt de tekst vetgedrukt
  • <a href=%user_company_website%’target=’_blank’>%user_company_website
  • </a> :  Maakt van de tekst een hyperlink

∧ Terug naar boven

Koppeling Mailchimp

Het voordeel van het gebruik van een professioneel mailingsysteem is dat je de beschikking hebt over allerlei functionaliteiten die professionele systemen je bieden zoals statistieken, mailings klaar zetten en op een later tijdstip laten versturen etc.

Met MailChimp kun je vanaf het web mailcampagnes versturen. Een volledige nieuwsbrief of kort bericht; in simpele platte tekst of rijke html-vorm met makkelijk zelf te maken templates. Het is zelfs mogelijk automatisch autoresponders te sturen (denk hierbij bijv. aan automatisch een nieuwe nieuwsbrief abonnee welkom heten met een persoonlijke e-mail). Na het versturen van de mailing kan je precies volgen hoe vaak de mailing geopend is, op welke linkjes geklikt is etc. Vanuit een gratis account kun je 12.000 mails versturen naar 2.000 mensen. Als je MailChimp veel wilt gebruiken, kun je een betaalde versie af nemen.

Relaties kunnen automatisch vanuit je Yes-co systeem binnenkomen in één Mailchimp lijst of meerdere lijsten. Dit doe je eenvoudig door de betreffende relaties een tag mee te geven. Iedere nacht worden deze relaties gesynchroniseerd in je Mailchimp account.

De instelling van deze koppeling kost eenmalig € 75,-.

Uitbreiding koppeling
De koppeling kan uitgebreid worden met de mogelijkheid om alle tags bij de relatie in Yes-co binnen te laten komen als variabele in Mailchimp. Op deze manier kun je binnen de centrale lijst selecties maken op specifieke groepen. Als je bijvoorbeeld bij al je actieve verkopers de tag ‘verkoper actief object’ zet kan je naar bijv. in één keer al de actieve verkopers op de hoogte stellen van de volgende open huizen datum. Op het moment dat je de tag weghaalt bij de relatie zal deze ook binnen Mailchimp verwijderd worden (in de volgende nacht).

De instelling van de uitbreiding van de koppeling kost eenmalig € 75,-.
Voor €150,- heb je dus een volledig werkende koppeling met Mailchimp.

Werking
Je geeft een relatie een tag mee: MAILCHIMP (+eventueel de naam van de lijst erbij). Als je alleen ‘MailChimp’ als tag gebruikt dan komt de relatie in de lijst ‘Standaard’. Als je als tag ‘MailChimp <spatie> <lijstnaam>’ doet dan komt hij in de lijst <lijstnaam>.

LET OP: Gebruik geen speciale tekens in je tags en in de naam van de lijst. Denk hierbij aan é, ï,ò,ú enzovoorts.

De betreffende lijst moet uiteraard wel aanwezig zijn in Mailchimp.

Als de tag MAILCHIMP  (+ eventueel de naam van de lijst erbij) bij de relatie verwijderd wordt,zal de relatie (in de nacht erop) ook uit de lijst van Mailchimp verwijderd worden. Zo hou je de lijst helemaal up to date.

Koppeling
Om de koppeling te maken, hebben we een API key nodig. Deze kan je zelf in je Mailchimp account aanmaken onder de Accountsettings en Extra’s. Hier kan je een Yes-co API Key aanmaken.

De key die hier aangemaakt ontvangen wij graag. Deze moeten we koppelen waarna iedere nacht de relaties overgezet worden.

mailchimp account

Dit is de plek waar je de accountgegevens kan vinden. Hierbinnen kan je in ‘Extras’ de api key aanmaken.Klik hiervoor op ‘create a key’.

api key aanmaken en kopieren

Uitbreiding: Tags naar velden in Mailchimp
Als extra uitbreiding van de koppeling kunnen ook de tags uit Yes-co worden overgezet. In de gratis versie van Mailchimp is er een maximum van 30 velden die een lijst in MailChimp aan kan. Dus naast de 4 naamsvelden (mailadres, voornaam, achternaam en tussenvoegsel) kunnen er maximaal 26 tags overgezet worden.

fig 1 Uitbreiding Mailchimp koppelingfig. 1

Overzichtsscherm van een lijst in MailChimp. De volgorde en de zichtbaarheid van de kolommen kunnen aangepast worden via de knop TOGGLE COLUMNS (zie fig. 2). Velden verwijderen, wijzigen en toevoegen binnen een lijst kan je doe via de opties SETTINGS en dan LIST FIELDS ……. (zie fig. 3 en 4).

fig 2 Uitbreiding Mailchimp koppelingfig.2

Vinkje uitzetten om de kolom te verbergen en via de puntjes voor de checkbox kan je een veld naar boven of beneden slepen. Via SAVE kan je de nieuwe indeling opslaan.

fig 3 Uitbreiding Mailchimp koppelingfig. 3

Wil je zelf velden toevoegen of verwijderen (TAGs zullen altijd, tot een maximum van 30 velden, opnieuw worden toegevoegd) dan kan dit via Settings – List fields and *|MERGE|* tags

fig 4 Uitbreiding Mailchimp koppelingfig. 4

Velden verwijderen kan door op het kruisje achter de regel te klikken. De naam van de TAG of de veldnaam hiervan mogen niet gewijzigd worden. Hierop wordt vanuit Yes-co de koppeling gelegd tussen MailChimp en Yes-co. Je zou er wel voor kunnen zorgen om een TAG die buiten de 30 velden valt toe te voegen. In het veld FIELD LABEL moet je dan de TAG-naam van een overbodige TAG vervangen door de gewenste TAG.

Gebruik je geen Mailchimp?
Vanuit het systeem kan je heel gemakkelijk exports (in .cvs of .xls formaat) maken van iedere willekeurige groep relaties. Deze exports kan je uploaden in ieder mailingsysteem zoals bijvoorbeeld Blinker.

∧ Terug naar boven

Virtuele e-mailbox

Toon rechtstreeks je e-mail vanuit Outlook of Gmail bij een project of relatie in je Yes-co systeem.

Om je dossier voor wat betreft e-mail helemaal compleet te maken, kan je kiezen om e-mail te synchroniseren of om gebruik te maken van de virtuele e-mailbox. Met de virtuele mailbox toon je rechtstreeks de mail in Gmail of Outlook in het Yes-co systeem.

Werking
Bij iedereen die deze manier van e-mail tonen aan heeft staan, wordt automatisch een mapje met de naam van het object of de relatie aangemaakt in het gekoppelde e-mailsysteem (bijv. Outlook of Gmail). Dit gebeurt voor ieder object of relatie die je aanmaakt of die je opent.  Alles wat je in dit mapje zet, wordt getoond onder het betreffende object of relatie in het Yes-co systeem. De mappen in je e-mailsysteem worden als submapje aangemaakt onder project a t/m z onder de plaats of relatie a t/m z. Bij een nieuwbouwproject of een bestaande bouw complex worden de types en daaronder de NBvk’s of NBvh’s hier weer als onderliggende submapjes aangemaakt. Op deze manier houd je goed overzicht.

Let op: De getoonde e-mail is een weergave vanuit je e-mailsysteem. De e-mails worden niet opgeslagen in het Yes-co systeem. Houd er dus rekening mee dat als je de e-mail weggooit in je e-mailsysteem deze ook niet meer kan worden geopend bij het object of de relatie in Yes-co.

E-mails beantwoorden vanuit Yes-co
Een e-mail beantwoorden kan direct vanuit het Yes-co systeem. Je gebruikt hierbij dan je eigen e-mailprovider. Door op deze manier e-mails te beantwoorden, heb je het gemak dat je makkelijk zowel lokale bestanden als dossieritems en bestanden bij andere objecten of relaties mee kan sturen. De verstuurde e-mail staat op deze manier ook direct in de Virtuele e-mailbox bij het object of de relatie en in je eigen e-mailsysteem onder het betreffende mapje.

Gearchiveerde objecten of relaties
In de meeste e-mailsystemen heb je veel opslagruimte. Als je de ruimte wilt beperken of als je oude objecten niet meer in de lijst wilt hebben staan, kan je er voor kiezen om de e-mail van gearchiveerde objecten of relaties op te slaan in een zipfile en deze in het dossier bij het object of relatie in Yes-co te zetten.

Instellingen virtuele e-mailbox
Vul onder ‘Mijn instellingen, E-mail synchronisatie’ in Yes-co de gegevens in voor de inkomende e-mail en voor de uitgaande e-mail. Je kan hierbij eventueel ook hulp vragen van je systeembeheerder.

Let erop dat je dit e-mailadres ook bij je persoonlijke gegevens, Bedrijfs e-mail, noteert.

Wij raden aan om 1 algemeen account te gebruiken per vestiging. Hierdoor kan centraal de e-mail beheert worden en bijvoorbeeld van de mail bij gearchiveerde objecten zipbestanden gemaakt worden. Als een medewerker uit dienst gaat kan op deze manier ook gemakkelijk zijn eigen e-mail account opgeheven worden. Maar het is ook mogelijk dat iedereen zijn eigen e-mailadres koppelt. Mail uit verschillende e-mailaccounts worden bij het object dan bij elkaar getoond.

∧ Terug naar boven

Bijlages vanuit diverse projecten/relaties kunnen versturen

Soms wil je in een e-mail bijlages mee sturen die uit verschillende bronnen afkomstig zijn. Dat is nu mogelijk. Je kan tegelijkertijd documenten opzoeken en selecteren die:

  1. lokaal op je computer staan
  2. in het dossier van het object of relatie van waar uit je de e-mail stuurt staan
  3. bij een geheel ander project gekoppeld staan
  4. bij een geheel andere relatie gekoppeld staan

Zo kan je bijvoorbeeld aan een geïnteresseerde tegelijkertijd brochures van diverse objecten versturen.

∧ Terug naar boven